Tässä seuraava osa, mitä kannattaa huomioida, kun tekee apuraha- tai tukihakemusta.
Edellisessä blogissa keskityin luonnostekstin kirjoittamiseen tekstinkäsittelyohjelmassa. Tämä blogi puolestaan käsittelee tekstin muokkausta helposti ja nopeasti selailtavaan muotoon.
Hakemuksesi lukee henkilö, joka on täysin ulkopuolinen ja näkee hakemuksesi ensimmäisen kerran:
- saako hän tekstistä heti sen käsityksen, mitä haluat sanoa?
- saako hän sen käsityksen nopeasti ja vaivattomasti?
Kun pidät mielessäsi sen, että hakemusten lukijalla on luettavana useita hakemuksia, niin Sinun hakemuksesi on noustava esiin tästä joukosta.
- Pääotsikon ja tiivistelmän sisällön lisäksi kokonaisuuden muotoilu on tärkeää.
- Tee apuraha- tai tukihakemuksestasi nopeasti ja helposti selailtavasti luettava.
Huomioi nämä asiat, kun muokkaat tekstiä
-
Pääotsikko – kertoo ydinasian
Pääotsikko on tärkeimpiä kohtia tekstissäsi. Muotoile se niin, että se tiivistää lyhyesti, konkreettisesti ja selkeästi, mitä aiot tehdä.
Useissa sähköisissä hakujärjestelmissä ei voi käyttää esim. tekstin lihavointia tehokeinona otsikossa. Näissä tapauksissa kirjoitan otsikon usein isoilla kirjaimilla ja käytän kappalevälejä. Kappalevälit vievät tosin osa merkkimäärästä, mutta ne helpottavat lukijaa.
2. Väliotsikot – jäsentävät sisältöä ja helpottavat lukijaa
Kukaan ei jaksa lukea pitkää tekstipötköä. Sinulla on jo väliotsikot luonnoksessasi (MITÄ – MISSÄ – MILLOIN – MIKSI – MITEN – KENELLE), joten käytä niitä väliotsikoina.
Jos haluat mennä pidemmälle tästä: vastaa väliotsikossa ym. kysymykseen. Tee se jälleen lyhyesti ja ytimekkäästi. Näin jo väliotsikko kertoo, mitä tuleva kappale sisältää. Jos lukija (muista inhimillinen tekijä) lukee hakemuksestasi vain otsikot, saa hän silti käsityksen siitä, mitä aiot tehdä.
2. Tekstikappaleet – tarkentavat sisältöä
Kirjoita kappaleen sisältö esim. seuraavalla tavalla:
- Ensimmäinen virke kertoo ydinasian, tavoitteen tms. ja seuraavat virkkeet selittävät sitä. Tämä toimii erityisesti silloin, kun otsikossa on vain kysymyssana. Jos kerrot jo otsikkotasolla ydinasian, voit aloittaa esim. tavoitteella, lopputuloksella tai suoraan selvitystekstillä.
- Aloitat kappaleen selvityksellä ja viimeinen virke kokoaa kappaleen sisällön. Kerrot siinä tavoitteen tai lopputuloksen.
3. Luettelot – palvelevat nopeasti tekstiä selailevaa lukijaa
Jos apurahakemuksessasi on sellaisia kohtia, jotka voi esittää luetteloina, hyödynnä se (vaikka se viekin osan merkkimäärästä).
- sisällöllisesti luettelo helpottaa lukijaa hahmottamaan sitä, mitä haluat kertoa lukijalla
- muodollisesti se tuo tekstiin ilmavuutta ja väljyyttä, joka toimii ikäänkuin pilkun tai pisteen tavoin: se antaa lukijalle pienen hengähdystauon sulatella ja ymmärtää lukemaansa
4. Mahdolliset muut tehokeinot – palvelevat säästeliäästi käytettynä nopeasti tekstiä selailevaa lukijaa
Jos on mahdollista, käytä möys muita tekstin tehokeinoja, kuten lihavointi, italic, alleviivaus. Mutta muista kuitenkin harkinta: liiallinen käyttö vähentää tehokeinojen vaikuttavuutta.
Voit myös hyödyntää otsikko – leipätekstitasolla kirjainkoon vaihtelua tehokeinona. Hyvä nyrkkisääntö on tehdä riittävän iso kokoero eri tekstin osien välillä, jotta niiden tärkeysjärjestys erottuu. Itse käytän usein seuraavaa:
- 48 pt pääotsikko
- 24 pt väliotsikot
- 12 pt leipäteksti